「OSHMS運営における記録」については、以下のようにOSHMS指針および解説等が示されています。
(1)「安全衛生計画の実施状況」「システム監査の結果」「特定された危険性又は有害性等の調査結果」「教育の実施状況」「労働災害、事故等の発生状況」等について必要な状況を記録すること。
OSHMSの運用によりPDCAを通じて安全衛生水準の向上を図っていくうえでは、システムの運用等に関する記録を作成し、活用することが重要です。
そして、そのために必要な書類を記録一覧表等にまとめておくことが必要です。
(2)「記録」の方法は、電子媒体の形式でも差し支えないこと。
関係者が、必要に応じてパソコン等でアクセスして記録を容易に閲覧できるようにしておくことが必要です。
（個人情報保護等の関係で閲覧を制限する場合は、必要最小限の制限にとどめる等の配慮が必要です。）
(3)「記録」は、保管の期間をあらかじめ定めて保管すること。
記録の保管が確実に行われるようにするため、保管責任者を定めておくことが必要です。
保管期間は、３～５年程度が適当とされています。
（法令により保管の期間が定められているものはそれに従う必要があります。）
（記録）
第９条 事業者は、安全衛生計画の実施状況、システム監査の結果等労働安全衛生マネジメントシステムに従って行う措置の実施に関し必要な事項を記録するとともに、当該記録を保管するものとする。
